Kao što smo pisali u jednom od ranijih tekstova (dostupan ovde), 24. marta 2022. godine je na snagu stupio Pravilnik o obrascu arhivske knjige (Sl. glasnik RS br. 34/2022), koji propisuje obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala („Pravilnik“).

O arhivskoj knjizi

Shodno Pravilniku, arhivska knjiga predstavlja osnovnu evidenciju o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.

Pravilnik propisuje da se arhivska knjiga može voditi u papirnom i elektronskom obliku, na AK obrascu koji je odštampan na kraju Pravilnika i čini njegov sastavni deo, te koji sadrži sledeće elemente: redni broj, datum upisa, godinu nastanka, sadržaj, klasifikacionu oznaku, rok čuvanja iz liste kategorija, broj saglasnosti na listu kategorija, količinu dokumentarnog materijala, prostorije i police/uređaje za skladištenje sa lokacijom, broj i datum zapisnika, te primedbu.

Način popunjavanja rubrike br. 9 obrasca arhivske knjige

U skladu sa prethodno navedenim, rubrika br. 9 obrasca arhivske knjige je Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom, u koju se upisuje podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten dokumentarni materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala upisuje se vrsta uređaja za skladištenje podataka sa lokacijom gde se nalazi.

Sa tim u vezi, a shodno Mišljenju Ministarstva kulture i informisanja broj 011-00-26/2022-07 od 22. jula 2022. godine, kod dokumentarnog materijala određene kategorije upisuju se format u kojem je isti nastao i ukupna veličina dokumentarnog materijala (tj. fajlova). Ukoliko je ista vrsta dokumentarnog materijala nastala u različitim formatima, za svaki se upisuje ukupna veličina koja se odnosi na konkretan format, s tim da formati moraju biti pogodni za dugotrajno čuvanje u skladu sa propisima o pouzdanom elektronskom čuvanju. I u slučaju korišćenja usluge određene aplikacije za upravljanje dokumentima, stvaralac treba da u arhivskoj knjizi evidentira dokumentarni materijal koji je stvorio, te da upiše format i memorijski kapacitet.

Takođe, u navedenu devetu rubriku obrasca arhivske knjige se unose podaci na osnovu kojih se može zaključiti gde se nalazi, odnosno čuva određeni dokumentarni materijal, pri čemu je potrebno navesti konkretnu vrstu uređaja i podatke koji su u tom smislu relevantni (npr. cloud, server, desktop, računar).

Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije, budite slobodni da nas kontaktirate.