Proces regrutacije, od definisanja potreba, oglašavanja, organizacije intervjua sa kandidatima, selekcije, pa sve do onboardinga novih zaposlenih, izuzetno je važan i izazovan za svaku advokatsku kancelariju. Pravilno odabran i uspešno integrisan kadar ne samo da doprinosi efikasnosti rada kancelarije, već i jača njen integritet i profesionalizam.

Uloga office managera u ovom procesu može biti veoma dinamična, zavisno od veličine i strukture kancelarije. Ona se ne svodi samo na administrativne zadatke, već se širi na ključne aspekte, poput identifikacije potrebnih veština i kvalifikacija, selekcije kandidata, integracije u radne procese, pa sve do kreiranja pozitivnog prvog utiska o kulturi kancelarije.

Uloga Office Managera u procesu regrutacije

U manjim timovima, gde možda ne postoji odvojen sektor za ljudske resurse, office manager preuzima ključnu odgovornost za organizaciju celokupnog procesa regrutacije. Osim pripreme i obrade biografija kandidata, office manager može doprineti i kreiranju oglasnih kampanja, pri čemu se koristi kreativnim pristupom kako bi privukao najbolje talente. Aktivno angažovanje na selekciji može uključivati proaktivno istraživanje tržišta, upotrebu mreže kontakata, kao i korišćenje platformi za zapošljavanje specifičnih za pravnu industriju.

Pored toga, office manager može razviti i unaprediti sistem za intervjuisanje kandidata, kao i standardizovane testove kompetencija, što uključuje pravne i administrativne izazove specifične za kancelariju. Posebni softveri za praćenje kandidata mogu postati alat za poboljšanje efikasnosti i transparentnosti procesa. Pomoć u izradi strategije za intervju, kao i uvođenje evaluacija kandidata na osnovu jasno definisanih kriterijuma, može značajno poboljšati kvalitet odabira.

Koordinacija sa partnerima takođe postaje ključna tačka, jer office manager mora da organizuje periodične sastanke sa partnerima kako bi obezbedio da kandidati zaista odgovaraju potrebama kancelarije.

Onboarding proces: Od tehnike do kulture

Nakon što je regrutacija uspešno završena, office manager preuzima važnu ulogu u usmeravanju novozaposlenog kroz proces onboardinga. Prilagodljivost onboardinga je od esencijalnog značaja, jer svaki novi član tima donosi svoje specifične potrebe za obukom, ali i različite stilove učenja. Personalizovani onboarding plan mora uzeti u obzir specifične odgovornosti i zadatke novog kolege, kao i njegova prethodna iskustva, kako bi mu omogućio što jednostavniji ulazak u radnu sredinu.

Pored klasičnih faza onboardinga, doprinos office manager se može videti i u sledećem:

Prvi radni dan: Office manager je često prvi kontakt sa kancelarijom, pa njegova uloga u stvaranju pozitivnog radnog ambijenta postaje od ogromne važnosti. Organizovanjem dobrodošlicu sastanaka i neformalnih druženja sa novim članom tima, stvara se prostor za lakšu adaptaciju i razvijanje međuljudskih odnosa, što je od ključne važnosti za timsku dinamiku.

Prilagođavanje digitalnom okruženju: Prvi zadatak office managera može biti i uputstvo za rad sa digitalnim alatima, softverima za upravljanje dokumentacijama i pravnim bazama podataka, kao i uputstvo za korišćenje internih komunikacijskih platformi. Da bi novi član tima bio u mogućnosti da se brzo prilagodi, ovakav pristup je ključan za ubrzavanje procesa.

Kultura u praksi: Uz obuke, office manager može imati zadatak da uvodi novog člana u kancelarijsku kulturu kroz praktične primere svakodnevnih interakcija, objašnjenje internih pravila i uvođenje u timski etički kodeks. Kroz otvorenu komunikaciju i proaktivnu edukaciju, office manager pomaže novom članu tima da shvati osnovne vrednosti i ponašanja kancelarije, a naročito da razume tip odnosa koji kancelarija gradi da svojim klijentima.

Kontinuirana podrška i mentorstvo: Osim dodeljivanja mentora, office manager može aktivno pomagati novim članovima tima u pronalaženju dodatnih izvora podrške, kao što su resursi za profesionalni razvoj. Takođe, mentorstvo ne mora biti samo formalno, već i kroz neformalne razmene iskustava i rešavanje svakodnevnih problema.

Evaluacija procesa onboardinga: Osim praćenja učinka novog člana tima, office manager može osmisliti sistem za evaluaciju uspešnosti onboardinga. Povratne informacije sa zaposlenim mogu se koristiti za kontinuirano poboljšanje samog procesa onboardinga, kao i za razvoj boljih strategija za buduće kandidate.

Praćenje i stalna evaluacija

Uloga office managera se ne završava nakon inicijalnog onboardinga. Kontinuirano praćenje napretka novog člana tima kroz neformalne razgovore i formalne ocene može pomoći da se prepozna potreba za dodatnim obukama, podrškom ili mentorstvom. Osim toga, aktivno prikupljanje povratnih informacija od novozaposlenih pomaže u prepoznavanju slabih tačaka u onboardingu i usmeravanju na relevantna poboljšanja.

Umesto zaključka

Efikasan proces regrutacije i onboardinga nije samo zadatak menadžmenta, već ključna odgovornost svih članova tima, a posebno office managera. Kroz njegovu proaktivnu ulogu u personalizaciji procesa, adaptaciji na radnu kulturu i stalnoj podršci, kancelarija stvara temelje za dugoročni uspeh. Time ne samo da zadržava najbolje talente, već i stvara uslovima za produktivnost, harmoniju i pozitivnu radnu atmosferu, što direktno doprinosi jačanju reputacije i konkurentske prednosti kancelarije na tržištu.

Autorski članak Katarine Petrović