Kao što smo pisali u jednom od naših prethodnih tekstova (dostupan ovde), 1. januara 2024. godine počela je primena Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (Službenom glasnik RS br. 107/2021, 94/2022 i 116/2023) („Uredba“), kojom se uređuje tzv. elektronsko arhiviranje, odnosno jedinstveni tehničko-tehnološki zahtevi i procedure koje treba da ispune stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala pri čuvanju i zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.

U Službenom glasniku RS br. 116/2023 od 26. decembra 2023. godine objavljena je Uredba o izmenama i dopunama Uredbe, koje izmene, odnosno dopune su stupile na snagu takođe 1. januara 2024. godine, a među kojima su najznačajnije sledeće:

1. Čuvanje elektronskog dokumenta

Kada je reč o čuvanju elektronskog dokumenta, izmenama i dopunama je napravljena razlika između dokumentarnih materijala koji se trajno čuvaju i onih sa rokom čuvanja, tj. predviđene su različite obaveze za njihove stvaraoce i imaoce, i to tako što je propisano:

• Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku dužni su da do predaje nadležnom arhivu, osiguraju njegovo pouzdano elektronsko čuvanje u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju.
• Pouzdano elektronsko čuvanje dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku koji su stvaraoci predali državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja (u daljem tekstu zajednički označeni kao „organi“), osigurava se preko tog organa kao imaoca.
• Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, dužni su da osiguraju njegov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom.

2. Korišćenje softverskog rešenja eArhiv

Nadalje, propisano je da organi kao stvaraoci i imaoci vrše pouzdano elektronsko čuvanje u softverskom rešenju eArhiv koji je deo arhivskog informacionog sistema, sa izuzetkom eArhiva Vojnog arhiva, koji nije deo informacionog sistema arhiva već funkcioniše nezavisno.

Sa tim u vezi, brisana je odredba shodno kojoj su (svi) stvaraoci i imaoci dužni da vrše elektronsko arhiviranje u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje.

Drugim rečima, Uredbom je sada predviđeno da organi vrše pouzdano elektronsko čuvanje u softverskom rešenju eArhiv, dok ostali stvaraoci i imaoci pouzdano elektronsko čuvanje vrše, tj. obezbeđuju u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju, te podzakonskim aktima donetim na osnovu njega.

3. Ostale novine

U pogledu predaje arhivske građe tj. dokumentarnog materijala koji se trajno čuva, po isteku 30 godina od nastanka, pracizirano je da stvaraoci i imaoci predaju zahtev u elektronskom obliku, i to putem Portala eUprava, nadležnom javnom arhivu u eArhiv, dok je u pogledu izdvajanja radi uništenja dokumentarnog materijala čiji je rok čuvanja istekao predviđeno da se isto vrši kreirajući zahtev u elektronskom obliku sa popisanim dokumentarnim materijalom evidentiranim u arhivskoj knjizi.

Za kraj, brisana je odredba kojom je bilo predviđeno da se nakon predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu stvaraocu i imaocu koji je predao građu ukidaju prava pristupa radi upravljanja arhivskom građom.

Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije, budite slobodni da nas kontaktirate.