Shodno odredbama Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS br. 6/2020) („Zakon“), stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, pored ostalih obaveza propisanih Zakonom i podzakonskim aktima koji su na isti doneti, dužan je da dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.

Obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige

Naime, kao što smo u nekoliko navrata pisali (tekstovi dostupni ovde, ovde i ovde), primena Zakona počela je 2. februara 2021. godine, pri čemu isti predviđa niz obaveza za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala. Jedna od tih obaveza jeste i da najkasnije do 30. aprila tekuće godine dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, pod pretnjom prekršajne odgovornosti, te izricanja Zakonom propisane novčane kazne (u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, a od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu).

Mišljenje nadležnog ministarstva u pogledu primene Zakona

Shodno mišljenju Ministarstva kulture i informisanja br. 011-00-71/2021-02 od 29. aprila 2021. godine, koje je izdato usled velikog broja pitanja koja su postavljena u vezi sa primenom Zakona, a naročito u pogledu izrade propisanih normativnih akata i predaje prepisa arhivske knjige nadležnom javnom arhivu, obaveza dostavljanja navedenog za privredna društva nastaje 2022. godine. Naime, do 30. aprila 2022. godine mora se predati prepis arhivske knjige za dokumentarni materijal nastao do kraja 2021. godine, s obzirom da privredna društva u 2021. godini nemaju obavezu predaje prepisa arhivske knjige.

Problemi u primeni Zakona

Međutim, čini se da, bez obzira na protek vremena, određeni problemi praktične prirode u vezi sa predmetnom obavezom i dalje nisu rešeni.

Naime, na internet stranici Istorijskog arhiva Beograda dostupno je obaveštenje shodno kojem je i dalje u toku zavođenje izuzetno velikog broja pristiglih zahteva (oko 20.000) za izdavanje saglasnosti na listu kategorija, pri čemu se istovremeno, u skladu sa postojećim ljudskim resursima i tehničkim mogućnostima, radi obrada listi, formiranje i arhiviranje dosijea i izdavanje saglasnosti, a preuzimanje istih se vrši po pozivu Arhiva, telefonom ili mejlom na ostavljene kontakt podatke. Shodno tome, do okončanja postupka zavođenja primljene dokumentacije arhiv neće biti u mogućnosti da nastavi prijem novih zahteva (ni poštom ni lično), pri čemu će o daljem nastavku zainteresovana lica blagovremeno obavestiti istim putem.

Sa tim u vezi, naročit problem predstavlja činjenica da je Pravilnikom o obrascu arhivske knjige (Sl. glasnik RS br. 34/2022) („Pravilnik“) koji stupa na snagu 24. marta 2022. godine, propisano da predmetni obrazac sadrži broj saglasnosti na listu kategorija, a koji trenutno, shodno prethodno pomenutom obaveštenju, stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala sa teritorije grada Beograda ne mogu da pribave.

Inače, shodno informacijama iz arhiva, stvaraoci koji nisu ranije dostavljali arhivsku knjigu dužni da istu dostave za ceo period od osnivanja, zaključno sa 31. decembrom 2021. godine, a ne samo za 2021. godinu, dok oni koji su dostavili prepis za prethodne periode isti dostavljaju samo 2021. godinu.

Pored navedenog, na internet stranici Istorijskog arhiva Beograda nalazi se i obaveštenje prema kojem, takođe usled izuzetno velikog broja do sada primljenih zahteva za izdavanje saglasnosti na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i približavanja zakonskog roka za dostavaljnje prepisa arhivske knjige, te nepostojanja adekvatnih tehničkih i kadrovskih kapaciteta, navedeni arhiv nije u mogućnosti da do daljeg prima novu dokumentaciju na jedini za sada primenjivi način, tj. pisanim putem, shodno čemu se pravnim licima sa teritorije Grada Beograda ukazuje da istom do daljeg ne dostavljaju prepis arhivske knjige, ni lično ni poštom. Takođe, shodno ovom neformalnom obaveštenju, navedeni arhiv neće sprovoditi zakonom propisane kaznene mere sve dok svi stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala ne budu u mogućnosti da istu dostave, a u kom cilju arhiv, u saradnji sa eUpravom, radi na uspostavljanju adekvatnog e-servisa kojim će se omogućiti prijem dokumentacije i u elektronskom obliku, o čemu će svi zainteresovani subjekti biti blagovremeno obavešteni.

Sadržina Pravilnika

Kao što je prethodno pomenuto, Pravilnik (donet svega mesec i po dana pre isteka roka za podnošenje prepisa arhivske knjige) propisuje obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Shodno Pravilniku, arhivska knjiga predstavlja osnovnu evidenciju o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.

Arhivska knjiga se može voditi u papirnom i elektronskom obliku, a na AK obrascu koji je odštampan na kraju Pravilnika i čini njegov sastavni deo. Predmetni obrazac sadrži sledeće elemente: redni broj, datum upisa, godinu nastanka, sadržaj, klasifikacionu oznaku, rok čuvanja iz liste kategorija, broj saglasnosti na listu kategorija, količinu dokumentarnog materijala, prostorije i police/uređaje za skladištenje sa lokacijom, broj i datum zapisnika, te primedbu.

Papirni oblik arhivske knjige je knjiga tvrdog poveza horizontalnog formata A4, na čijim je koricama odštampan naziv Arhivska knjiga, kao i prostor u koji se upisuju naziv stvaraoca i imaoca, mesto i raspon brojeva u knjizi, pri čemu su sve njene stranice (sa izuzetkom prvog i poslednjeg lista) numerisane.

Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije, budite slobodni da nas kontaktirate.