Nedavno su usvojeni novi podzakonski akti u vezi sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Službeni glasnik RS br. 6/2020) („Zakon“) koji dopunjuju regulatorni okvir u oblasti upravljanja dokumentima. U pitanju su sledeći propisi:

• Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (Službeni glasnik RS 107/2021) („Uredba“), čija primena je odložena do 01.09.2022. godine, i
• Pravilnik o bližim uslovima za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (Službeni glasnik RS 111/2021) („Pravilnik“), koji je stupio na snagu dana 26.11.2021. godine.

O Zakonu smo pisali u našim ranijim člancima (dostupni ovde i ovde), a u nastavku dajemo pregled najznačajnijih odredaba novih podzakonskih propisa.

Uredba

Uredba propisuje da su stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužni da elektronsko arhiviranje, do predaje arhivske građe nadležnom arhivu, vrše u skladu sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvajne (Službeni glasnik RS br. 86/2018).

Elektronsko arhiviranje vrši se u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje, a stvaralac i imalac donose listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, te je u elektronskom obliku dostavljaju nadležnom javnom arhivu (u eArhiv putem portala eUprava). U slučaju da arhiv prilikom provere ove liste utvrdi određenu nepravilnost, naložiće meru za njeno ispravljanje, po kojoj je stvaralac, odnosno imalac dužan da postupi bez odlaganja.

Uredba nadalje propisuje pojedinačne obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala u pogledu elektronskog arhiviranja pre predaje nadležnom arhivu, koje – između ostalog – obuhvataju: donošenje internih pravila postupanja u pripremi takvog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje, primenu mera zaštite pomenutog softverskog rešenja, klasifikovanje predmetnog materijala u skladu sa listom kategorija (uz određivanje roka njegovog čuvanja), evidentiranje propisanih podataka, vođenje evidencije o radnjama preduzetim u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i arhiviranje i slično, vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku itd.

Pored navedenog, stvaralac i imalac dokumentarnog materijala, posle izvršenog odabiranja materijala koji se trajno čuva iz softverskog rešenja, izdvajaju radi uništenja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja, a kreirajući zahtev nadležnom javnom arhivu u elektronskom obliku (u eArhiv putem portala eUprava). Što se tiče izdvajanja elektronskog materijala koji se trajno čuva, stvaralac i imalac takvog materijala, po isteku 30 godina od dana njegovo nastanka, kreiraju zahtev u elektronskom obliku u softverskom rešenju i predaju ga nadležnom javnom arhivu (u eArhiv), a na osnovu kojeg zahteva arhiv donosi akt o utvrđivanju arhivske građe za kulturno dobro, u skladu sa zakonom.

Pravilnik

Shodno Pravilniku, stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, izuzev fizičkih lica, obezbeđuju odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, pri čemu se odgovarajućim prostorom smatraju pisarnica i arhivski depo, kako su isti definisani Pravilnikom. Pravilnik takođe detaljno propisuje lokaciju i karakteristike depoa, odnosno fizičke, mikroklimatske i hemijskobiološke uslove za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Arhivska građa i dokumentarni materijal se čuvaju u sređenom i bezbednom stanju, do predaje nadležnom javnom arhivu, odnosno do uništavanja po isteku roka čuvanja. Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku osiguravaju trajno čuvanje arhivske građe u navedenom obliku, kao i njeno održavanje, migriranje i prenošenje, do predaje nadležnom arhivu.

Pravilnik propisuje i da se arhivska građa čuva u odgovarajućim zaštitnim omotima, koji svojom konstrukcijom odgovaraju vrsti i formatu građe, te na kojima se upisuju propisani podaci. Stvaraoci i imaoci obezbeđuju kontrolu pristupa u arhivski depo, te rukovanja arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, određivanjem za to odgovornog lica. Odgovorno lice vodi evidenciju pristupa drugih zaposlenih u depo i ustupanju predmeta na korišćenje, te vrši redovnu kontrolu i čišćenje prostora.

Sa izuzetkom državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja i verskih zajednica, stvaraoci i imaoci koji u toku kalendarske godine stvaraju ili imaju manje od 20 metara arhivske građe i dokumentarnog materijala nisu u obavezi da obezbede odgovarajući prostor u smislu Pravilnika, odnosno mogu čuvati arhivsku građu i dokumentarni materijal u svom poslovnom i kancelarijskom prostoru ukoliko taj prostor ima propisane karakteristike, u kom slučaju su obavezni da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u odgovarajućim metalnim policama ili ormarima.

Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije, budite slobodni da nas kontaktirate.